Албан хэрэг хөтлөлтийн заавар
Архивын ерөнхий газрын даргын 68 дугаар тушаалаар 2009 оны 7 дугаар сарын 7-ны өдөр “Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-г шинэчлэн баталсан. Энэхүү заавар нь 2009 оны 9 дүгээр сарын 1-ний өдрөөс эхлэн төр, захиргааны болон төсөвт байгууллага, хувийн хэвшлийн аж ахуйн нэгж, байгууллагын үйл ажиллагаанд мөрдөгдөж эхэлсэн юм. Энэ удаагийн мэдээллээр хувийн хэвшлийн аж ахуйн нэгж, байгууллагад албан хэрэг хөтлөлтийн стандартад анхаарвал зохих зарим зохицуулалтуудыг бэлтгэн хүргүүлж байна.
Энэхүү заавраар тогтоосон удирдлагын үйл ажиллагааг баримтжуулах болон баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах дэг горим, албан бичиг баримтыг эмхэлж бүрдүүлэх, хадгалж, ашиглах талаарх журмыг байгууллагын ажилтнууд нийтээр дагаж мөрдөх үүрэгтэй.
Албан хэрэг хөтлөлтийн заавар нь бүтцийн хувьд 7 бүлэг, 28 зүйл, 185 заалттай. Бидний бэлтгэсэн мэдээллийн үндсэн агуулга нь удирдлагын үйл ажиллагааг стандартын дагуу зөв баримтжуулах, баримт бичгийн мэдээлэл – тоо бүртгэлийн санд оруулах албан баримт бичгийг шуурхай хянан шийдвэрлэх, байгууллагын үйл ажиллагаанд үүссэн баримт бичгийг зөв ангилж төрөлжүүлэх, баримт бичгийн эмх цэгц, бүрдлийг сайжруулах зэрэг асуудалд голлон чиглэгдсэн байгаа.
Хувийн хэвшлийн аж ахуйн нэгж, байгууллагын хувьд уг зааварт заагдсан дараах зүйлсийг анхааран ажиллавал зохино. Үүнд:
1. Байгууллагын хаяг.
Байгууллагын албан ёсны хаяг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд заавал байх бөгөөд дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:
|
|
2. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар, тэргүү.
Огноо байхгүй, бүртгэлийн дугаар аваагүй баримт бичгийг гадагш явуулахыг хориглоно. Баримт бичгийн гарчиг буюу тэргүү нь түүний агуулгыг товч, хураангуй илэрхийлсэн байвал зохино. Албан бичгийн тэргүүг хажуугийн байрлалаар, хэвлэмэл хуудсанд тавьсан тэмдэглэгээнд багтаан бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн тэргүүг баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын дор голлуулан байрлуулж бичнэ. Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тэргүү бичихгүй.
3. Хавсралтын тухай тэмдэглэл.
Баримт бичигт хавсралтын тухай дурдсан бол хавсралтын тэмдэглэлийг бичвэрийн төгсгөлд сул мөр орхиод дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:
Хавсралт 5 хуудастай, 2 хувь гэх мэт.
4. Хуралдааны тэмдэглэл.
Хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн уулзалтын үед тусгайлан хуралдааны тэмдэглэл хөтөлнө. Хуралдааны тэмдэглэл дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:
|
- Байгууллагын нэр; - Баримт бичгийн нэр; - Хуралдсан он, сар, өдөр; - Дугаар; - Үйлдсэн газрын нэр; - Бичвэр; - Хурлын ирц; |
- Тэргүү /гарчиг/; - Гарын үсэг, баталгаа; - Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээ; - Санамжинд байх мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэгээ;
|
Хуралдааны тэмдэглэлийг хурал дууссанаас хойш 3 хоногт багтаан эцсийн байдлаар бэлтгэж, зохих журмын дагуу албажуулсан байна.
5. Албан бичиг.
Албан бичгийн хэл найруулга нь утга төгөлдөр, түүний агуулга хууль, эрх зүйн үүднээс зөв томьёологдсон, товч тодорхой, засвар оруулгагүй, этгээд болон бүдүүлэг үг хэллэг хэрэглээгүй, зөв бичих дүрмийн дагуу бичигдсэн бөгөөд албан бичгийн стандартад бүрэн нийцсэн байна. Албан бичигт дараах бүрдлүүд байна. Үүнд:
|
- Байгууллагын нэр; - Байгууллагын хаяг; - Огноо; - Баримт бичгийн дугаар; - Үйлдсэн газрын нэр; - Харилцагч байгууллагын хаяг; - Баримт бичгийн тэргүү /албан бичгийн төрөл/; |
- Бичвэр; - Хавсралтын тухай тэмдэглэл; - Хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл; - Гарын үсэг; - Тамга, тэмдэг; - Боловсруулсан тухай тэмдэглэл;
|
6. Баримт бичгийг компьютерт боловсруулах.
Баримт бичгийг Arial, Times New Roman зэрэг үсгийн фонтыг ашиглах бөгөөд үсгийн хэмжээ нь 12-14, хүснэгтэн мэдээллийнх 10-12 байна. Мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-аар авахаар заасан байна. “Баримт бичгийн тэргүү”, “Хавсралтын тухай тэмдэглэл”, “Хуулбарыг баталсан тухай тэмдэглэл”, “Гарын үсэг” бүрдлийг хэвлэмэл хуудсанд хуудасны зүүн захаас зай авч бичнэ.
7. Ирсэн бичгийг хүлээн авах, боловсруулах.
Ирсэн бичгийг бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авна. Ирсэн бичгийг хүлээж авсны дараа хаяг бүрдлийг шалгаж бүртгэх, урьдчилан танилцах, ангилах, удирдлагад танилцуулж цохолт хийлгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх зэрэг ажилбарууд хийгдэнэ.
8. Ирсэн бичгийг бүртгэх, шилжүүлэх.
Баримт бичгийг бүртгэх гэдэг нь тэдгээрийг бүртгэл-хяналтын хэлбэр /бүртгэлийн журнал, бүртгэл-хяналтын карт, өгөгдлийн сан/-т оруулж, тэмдэглэл хийх ажилбар болно.
9. Явуулах албан бичгийг бүртгэх журам.
Явуулах бичгийг гарын үсэг зурсан буюу батлагдсан өдөрт нь бичиг хэрэгт төвлөрүүлж бүртгэнэ. Явуулах бичгийн агуулга, хэл найруулга, стандартын бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.
10. Гадаадад албан бичиг, захидал явуулах.
Гадаадад явуулах албан бичиг нь дараах бүрдлүүдтэй байна.Үүнд:
|
Харилцагчийн хаяг /The heading/;
Бүртгэлийн дугаар /Reference/; Хүлээн авагчийн хаяг /Inside address/;
|
Мэндчилгээний хэсэг /The salution/; Бичвэр /The body/; Захидлын төгсгөл /The compimentary closing statement/; Гарын үсэг /Signature block/; |
Байгууллага, аж ахуй нэгж нь өөрийн үйл ажиллагаандаа “Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-ыг байнга мөрдлөг болгон ажиллах нь зохион байгуулалт, эмх цэгцийг сайжруулаад зогсохгүй, дотоод хяналтыг бий болгох давуу талтай. “Албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-ыг бүрэн эхээр нь www.legalinfo.mn цахим хуудаснаас үзэх боломжтой.